Túlfoglalások – hogyan kerülheted el a legegyszerűbben?

Még a legjobbak is hibáznak olykor, és nincs ez másképp a szállásadók közt sem. A hibákból különböző kellemetlenségek adódhatnak a vendégek számára, persze változó mértékben. Az egyik legrosszabb ezek közül a túlfoglalás, pláne, ha viszonylag későn vesszük észre. Legtöbbször adminisztrációs hiba áll a háttérben, a jó hír azonban, hogy ezt simán el lehet kerülni, ha a megfelelő rendszert használod.

Mit jelent a túlfoglalás?

Szinte mindenkivel előfordult már, aki több felületről szerzi a vendégeit: elfelejti könyvelni az egyik foglalást, nyitva hagyja az időpontot a többi felületen, ezért egy időpontra, ugyanarra a szálláshelyre több foglalás is érkezik. Hogy ezzel mi a probléma, az elég egyértelmű: egyetlen szálláshelyen, ugyanabban az időpontban nem nagyon tudunk különböző vendégeket fogadni.

Ez a malőr már akkor is kínos, ha hamar észrevesszük, hiszen az egyik vendéget meg kell keresnünk azzal, hogy mégsem lesz jó a lefoglalt időpont, foglaljon máskor. Érthető módon ennek sokan nem örülnek, illetve lehet konkrét oka is annak, hogy meghatározott időpontban szerettek volna jönni, így mindig fennáll a veszélye annak, hogy bukjuk a vendéget, ha a túlfoglalást próbáljuk korrigálni.

Kicsit tudjuk korrigálni a helyzetet, ha fel tudunk ajánlani másik szobát vagy másik apartmant az adott időintervallumban a vendégnek, így van rá esély, hogy nem mondja le a foglalását

Különösen kínos a helyzet, ha észre sem vesszük, hogy hibáztunk, csak akkor, amikor már ott állnak a vendégek, és szeretnék elfoglalni a szállást. Ez gyakorlatilag jóvátehetetlen hiba – szerencsés esetben van másik üres szobánk, ha azonban nincs, a minimum, hogy próbálunk nekik szállást találni máshol. Sajnos abban így sem igazán reménykedhetünk, hogy pozitív benyomásokkal fog távozni az a vendég, aki hoppon maradt.

Melyik vendéget hívjuk fel?

Ha észrevesszük a túlfoglalást, adódik a kérdés, hogy melyik vendéget próbáljuk áttenni máskorra, vállalva a kockázatot, hogy lemondja az egész foglalást. Ideális esetben azt kéne felkeresni, aki másodikként jelentkezett be, hiszen az első még valóban szabad szállásra foglalt.

A gyakorlat azonban mást diktál: a szállásadók többsége annak a vendégnek tartja meg a foglalását, aki tovább marad, vagy ahol nagyobb a létszám, azaz aki több bevételt hoz. Valójában rajtad áll, melyik vendég mellett döntesz, erre nincs szabály, de logikusan legtöbben a bevételt nézik.

Hogyan kerülheted el a túlfoglalásokat?

A fenti kérdésre a válasz elviekben egyszerű: precíz adminisztrációval. Csakhogy a megvalósítás nem olyan könnyű, főleg, ha több vendégszerző felületet is használsz. Tegyük fel, van egy saját weboldalad, van a Facebook, Insta, illetve regisztráltál 2-3 szállásközvetítő oldalra. Ezen kívül ott vannak a visszajáró, valamint ajánlások révén érkező vendégek – hát, ember legyen a talpán, aki sosem hibázik, amikor ezeket mind követni kell egy forgalmasabb időszakban!

A megoldás nem az, hogy klónozod magad, hanem egy jó foglalási rendszer naptárszinkronnal, amelynek segítségével egy helyen követheted a foglalásaid nagy részét. Az Appartman foglalási rendszer pontosan ezt nyújtja: egy könnyen kezelhető szoftver, kifejezetten a magánszálláshelyek igényeire szabva, ami egyszerűsíti az adminisztrációt, és segít követni a foglalásokat. Ezt az iCal naptárszinkron teszi lehetővé.

Így segíti a munkádat az Appartman:

• A vendég részére egy átlátható foglaltsági naptárat biztosít, aminek segítségével könnyen és gyorsan tud foglalni;
• Lehetővé teszi számodra a közvetlen foglalások fogadását, vagyis ki tudod kerülni a közvetítőket és kevesebb jutalékot fizetsz;
• Az iCal naptárszinkron segítségével a több helyről bejövő foglalásokat egy felületen látod, így nem tudod elfelejteni őket, megszűnik a túlfoglalás problémája;
• Bárhova tehetsz foglalási linket, például Facebookról és Instagramról is jöhetnek vendégeid automatikusan;
• lényegesen csökkenti az adminisztrációra fordított időt.

Válaszd az automatizációt és számolj le a kellemetlen hibákkal!